Инструкция по работе с задачником и ППР

Мажордом: Как пользоваться задачником

Написано Михаилом Четвериковым 4 сентября 2024 года

Отредактировано Владиславом Климовым 5 сентября 2024 года

 

❗Вся работа ведется в разделе “Задачи”, расположенном в основном меню❗

Инструкция для администратора

____________________________________________________________________________

Что есть на странице задач

Страница разделена на 2 части – фильтры и список задач.

Задачи можно отфильтровать по признакам:

• Название
• Участники (исполнитель, контролер, постановщик)
• Адрес
  
  

Свои задачи можно отфильтровать по роли и сроку:

• Роль авторизованного пользователя (исполнитель, контролер, постановщик, администратор)
• Срок (ближайшие, на проверке, закрыто)
  
  

Ваша роль располагается слева (Исполнитель, Контролер, Постановщик, Администратор)
Администратор это особая роль, где видны все задачи.

Сроки делятся на Ближайшие (все открытые задачи), На проверке и Закрыто.

Также можно переключать ближайшие даты либо выбрать нужные в календаре (кликнув по иконке).

Как поставить задачу

Чтобы поставить задачу, кликните “Создать” в правом верхнем углу экрана.

У задачи есть:

• Название. Рекомендуем писать с глагола в повелительном наклонении, напр. сделать, починить, очистить и тд. и понятным описанием требуемой работы
  
  
• Исполнитель. Может быть сотрудником УК либо Подрядной организацией.
  У сотрудников УК требуется указать только ФИО, у Подрядчиков – сначала название организации а затем ФИО конечного исполнителя
  
  
• Детали. Развернутое описание задачи. Рекомендуем писать по принципам SMART – конкретное описание задачи, измеримый результат, достижимый в заданных рамках и ограниченный во времени.
  
  
• Дата исполнения.
• Настройки. Рассмотрим отдельно
• Информация. Здесь написан постановщик, дата постановки задачи, а также можно приложить фото/файлы

Раздел настроек содержит:

• Работа по QR-коду. Требует выбрать адрес (до конкретного дома) и зону работы из выпадающего списка.
  Автоматически включает “Прикрепление фото при выполнении” и “Адрес”.
  
  
• Прикрепление фото при выполнении. Требует с исполнителя фото в подтверждение – а с вас описание требуемого фото. Например “Фото убранной придомовой территории”.
  
  
• Адрес. Конкретизация адреса работы вплоть до конкретной квартиры.
  
  
• Отображение у контроллера. Вами выбирается сотрудник, ответственный за контроль выполнения задачи. Может быть сотрудником УК или Подрядной организацией.
  Автоматически включает “Проверку при закрытии”
  
  
• Проверка при закрытии. Задача не может быть закрыта исполнителем без подтверждения контроллера или постановщика.
  
  

В списке задачи разбиты по адресам. На карточке видны:

• Название
• Исполнитель
• Контролер (при наличии)
• Постановщик (при наличии)
• Зона работы (при наличии)
• Крайний срок
• Особые требования (сканировать QR, прикрепить фото)

Если вы потребуете контроль выполнения (самостоятельно или назначенным контроллером), то задача попадет в фильтр “На проверке” и не будет мгновенно закрыта.

Если вас устраивает результат работы, нажмите “Закрыть” внутри задачи или в списке.
Если все еще требуются доработки, выберите “Вернуть”, поставьте новый крайний срок и напишите комментарий о необходимых доработках.

Закрытые задачи будут в соответствующем списке, при желании их можно удалить.

Как добавить зону работ и QR-код

Данная информация добавляется в Справочнике “Дома”.

Для начала выберите нужный дом, зайдите в него, а затем перейдите в раздел “Зоны работы” в левом меню.

Затем, у заголовка, нажмите “Добавить”.

Появится строка снизу с двумя полями – “Название” и “Описание”. Заполните их и нажмите кнопку “Сохранить” в правом верхнем углу. 

Теперь можно скачать и распечатать QR-код для этой зоны, кнопка “Скачать” появится справа от добавленной вами зоны.

Теперь можно ставить задачи с указанием новой зоны работ.

Работа с ППР

Со страницы задачника можно перейти в раздел ППР (Планово-предупредительные работы).

ППР разбиваются на логические группы, которые можно задавать на ваше усмотрение. Например, по зонам работ (инженерные сети, подъезды, колясочные и тд)

Кроме обычных настроек задач у ППР есть:

• Цикличность. Возможность задать срок повторения задачи (каждый день, неделю, месяц или год). Отдельно можно включить цикличность только на текущий год и только на рабочие дни.
• Группа задач

Инструкция для исполнителей

____________________________________________________________________________

Где найти свои задачи

Чтобы увидеть свои задачи, перейдите в одноименный раздел через верхнее меню и нажмите на кнопку “Исполнитель”.

Справа есть кнопки “Ближайшие”, “На проверке”, и “Закрыто”. 

Перейдите в “Ближайшие”, чтобы увидеть открытые задачи. Здесь также будут задачи, возвращенные работы контролером или постановщиком. 

В списке задачи разбиты по адресам. На карточке видны:

• Название
• Исполнитель
• Контролер (при наличии)
• Постановщик (при наличии)
• Зона работы (при наличии)
• Крайний срок
• Особые требования (сканировать QR, прикрепить фото)

Кликните по названию задачи, чтобы открыть ее. 

Слева в задаче будут сообщения от вас и/или постановщика задачи (а также контроллера). Тут вы можете написать отчет о проделанной работе, задать вопросы.

Справа видно описание задачи, сроки, адрес, постановщика и контролера. Там же находятся вложения и там вы прикрепляете фото для отчета (при необходимости). 

Чтобы отправить задачу на проверку:

• отсканировать QR-код на месте выполнения работ, чтобы приступить к выполнению (если требуется QR)
• написать комментарий (любой), 
• приложить фото (если требуется),  
• нажать кнопку “Отправить на проверку”

До выполнения этих условий завершить/отправить на проверку задачу нельзя.

Если задача требует QR-код, то с него начинается выполнение работ. После сканирования появляется таймер, отсчитывающий длительность работы.

Если постановщик или контролер не принял задачу, она будет возвращена на доработку. Зайдите в фильтр ”На проверке” 

В комментариях вы увидите ответ контролера или постановщика задачи. Устраните замечания и отправьте задачу на повторный контроль.