Инструкция по работе с задачником и ППР

Мажордом: Как пользоваться задачником

Написано Михаилом Четвериковым 4 сентября 2024 года

Отредактировано Владиславом Климовым 5 сентября 2024 года

❗Вся работа ведется в разделе “Задачи”, расположенном в основном меню❗

Инструкция для администратора

____________________________________________________________________________

Что есть на странице задач

Страница разделена на 2 части – фильтры и список задач.

Задачи можно отфильтровать по признакам:

Название
Участники (исполнитель, контролер, постановщик)
Адрес

Свои задачи можно отфильтровать по роли и сроку:

Роль авторизованного пользователя (исполнитель, контролер, постановщик, администратор)
Срок (ближайшие, на проверке, закрыто)

Ваша роль располагается слева (Исполнитель, Контролер, Постановщик, Администратор)
Администратор это особая роль, где видны все задачи.

Сроки делятся на Ближайшие (все открытые задачи), На проверке и Закрыто.

Также можно переключать ближайшие даты либо выбрать нужные в календаре (кликнув по иконке).

Как поставить задачу

Чтобы поставить задачу, кликните “Создать” в правом верхнем углу экрана.

У задачи есть:

Название. Рекомендуем писать с глагола в повелительном наклонении, напр. сделать, починить, очистить и тд. и понятным описанием требуемой работы
Исполнитель. Может быть сотрудником УК либо Подрядной организацией.
У сотрудников УК требуется указать только ФИО, у Подрядчиков – сначала название организации а затем ФИО конечного исполнителя
Детали. Развернутое описание задачи. Рекомендуем писать по принципам SMART – конкретное описание задачи, измеримый результат, достижимый в заданных рамках и ограниченный во времени.
Дата исполнения.
Настройки. Рассмотрим отдельно
Информация. Здесь написан постановщик, дата постановки задачи, а также можно приложить фото/файлы

Раздел настроек содержит:

Работа по QR-коду. Требует выбрать адрес (до конкретного дома) и зону работы из выпадающего списка.
Автоматически включает “Прикрепление фото при выполнении” и “Адрес”.
Прикрепление фото при выполнении. Требует с исполнителя фото в подтверждение – а с вас описание требуемого фото. Например “Фото убранной придомовой территории”.
Адрес. Конкретизация адреса работы вплоть до конкретной квартиры.
Отображение у контроллера. Вами выбирается сотрудник, ответственный за контроль выполнения задачи. Может быть сотрудником УК или Подрядной организацией.
Автоматически включает “Проверку при закрытии”
Проверка при закрытии. Задача не может быть закрыта исполнителем без подтверждения контроллера или постановщика.

В списке задачи разбиты по адресам. На карточке видны:

Название
Исполнитель
Контролер (при наличии)
Постановщик (при наличии)
Зона работы (при наличии)
Крайний срок
Особые требования (сканировать QR, прикрепить фото)

Если вы потребуете контроль выполнения (самостоятельно или назначенным контроллером), то задача попадет в фильтр “На проверке” и не будет мгновенно закрыта.

Если вас устраивает результат работы, нажмите “Закрыть” внутри задачи или в списке.
Если все еще требуются доработки, выберите “Вернуть”, поставьте новый крайний срок и напишите комментарий о необходимых доработках.

Закрытые задачи будут в соответствующем списке, при желании их можно удалить.

Как добавить зону работ и QR-код

Данная информация добавляется в Справочнике “Дома”.

Для начала выберите нужный дом, зайдите в него, а затем перейдите в раздел “Зоны работы” в левом меню.

Затем, у заголовка, нажмите “Добавить”.

Появится строка снизу с двумя полями – “Название” и “Описание”. Заполните их и нажмите кнопку “Сохранить” в правом верхнем углу.

Теперь можно скачать и распечатать QR-код для этой зоны, кнопка “Скачать” появится справа от добавленной вами зоны.

Теперь можно ставить задачи с указанием новой зоны работ.

Работа с ППР

Со страницы задачника можно перейти в раздел ППР (Планово-предупредительные работы).

ППР разбиваются на логические группы, которые можно задавать на ваше усмотрение. Например, по зонам работ (инженерные сети, подъезды, колясочные и тд)

Кроме обычных настроек задач у ППР есть:

Цикличность. Возможность задать срок повторения задачи (каждый день, неделю, месяц или год). Отдельно можно включить цикличность только на текущий год и только на рабочие дни.
Группа задач

Инструкция для исполнителей

____________________________________________________________________________

Где найти свои задачи

Чтобы увидеть свои задачи, перейдите в одноименный раздел через верхнее меню и нажмите на кнопку “Исполнитель”.

Справа есть кнопки “Ближайшие”, “На проверке”, и “Закрыто”.

Перейдите в “Ближайшие”, чтобы увидеть открытые задачи. Здесь также будут задачи, возвращенные работы контролером или постановщиком.

В списке задачи разбиты по адресам. На карточке видны:

Название
Исполнитель
Контролер (при наличии)
Постановщик (при наличии)
Зона работы (при наличии)
Крайний срок
Особые требования (сканировать QR, прикрепить фото)

Кликните по названию задачи, чтобы открыть ее.

Слева в задаче будут сообщения от вас и/или постановщика задачи (а также контроллера). Тут вы можете написать отчет о проделанной работе, задать вопросы.

Справа видно описание задачи, сроки, адрес, постановщика и контролера. Там же находятся вложения и там вы прикрепляете фото для отчета (при необходимости).

Чтобы отправить задачу на проверку:

отсканировать QR-код на месте выполнения работ, чтобы приступить к выполнению (если требуется QR)
написать комментарий (любой),
приложить фото (если требуется),
нажать кнопку “Отправить на проверку”

До выполнения этих условий завершить/отправить на проверку задачу нельзя.

Если задача требует QR-код, то с него начинается выполнение работ. После сканирования появляется таймер, отсчитывающий длительность работы.

Если постановщик или контролер не принял задачу, она будет возвращена на доработку. Зайдите в фильтр ”На проверке”

В комментариях вы увидите ответ контролера или постановщика задачи. Устраните замечания и отправьте задачу на повторный контроль.