Инструкция по подаче предложений по улучшению Ferrum (для сотрудников и руководителей)

Общая информация

Данный модуль позволяет сотрудникам предлагать свои идеи по улучшению работы различных процессов организации. Каждый сотрудник может легко создавать новые предложения, описывать их, прикреплять необходимые файлы для детализации и обсуждать идеи со своими Руководителями.

Основные функциональные возможности:

Подача идеи. Сотрудник заполняет специальную форму, где указывает все детали своего предложения.

Рассмотрение предложений. Руководители и Администраторы получают новые предложения и могут их согласовать или отклонять, оставляя комментарии и меняя статусы.

Автоматизация процессов. Система автоматически создает связанные задачи на Руководителей. Если Руководитель по итогу рассмотрения предложения решит его согласовать, тогда Администратор сможет создавать связанные задачи, необходимые для реализации предложения.

Лайки. Позволяют быстро оценить ценность предложения и помогают выявить наиболее актуальные и интересные для сотрудников предложения.

Отслеживание статуса предложений. Система позволяет отслеживать, на какой стадии находится каждое предложение (черновик, на рассмотрении, внедрено и т.д.).

Оповещение. При смене статусов, пользователям будут отправляться e-mail письма на почту, указанную в Контактах.

Для того, чтобы зайти в нужный раздел необходимо:

Нажать на свое ФИО в правом верхнем углу экрана

Нажать на раздел Предложения по улучшению

Перед Вами откроется список всех предложений по улучшению, который можно:

Фильтровать. С помощью фильтров можно быстро находить нужные предложения по различным критериям (статус, автор, категория и т.д.), а также по ФИО автора.

Просматривать и сортировать. Все пользователи могут искать предложения используя сортировку по дате создания, названию, категории, статусу и количеству лайков, а также просматривать все предложения, включая свои и чужие.

Оценивать. Можно самостоятельно оценивать предложения и наглядно увидеть, какие из них кажутся сотрудникам более эффективными и интересными.

Каждый пользователь, авторизованный в Ferrum может зайти в любое предложение по улучшению и увидеть больше подробностей о нем. Далее рассмотрим более подробно, как можно работать с предложениями по улучшению и какие у них есть функции!

Создание нового предложения по улучшению сотрудником

Для того чтобы создать новое предложение, необходимо на главной странице раздела нажать кнопку Создать новое.

Изначально карточка предложения создается в статусе Черновика. В этом статусе автор предложения может редактировать информацию в заполненных полях до момента окончательного согласования со стороны Руководителя.

Для создания предложения сотрудник должен:

Дать название предложению.

Выбрать подходящую категорию, например разработка, продажи или финансы и т.п.

Заполнять поля с описанием предложения по улучшению и обоснованием экономической целесообразности, по которому можно будет определить насколько предложенные идеи повлияют на развитие Компании.

Выбрать ФИО своего Руководителя.

Добавить фото и файлы задачи для ее детализации.

Нажать кнопку Создать новое.

После того, как сотрудник выберет Руководителя и нажмет кнопку Создать новое, автоматически создаться связанная задача на Руководителя, которая будет отображаться у всех пользователей работающими над ней.

Согласование нового предложения по улучшению Руководителем

Руководитель может открыть предложение по улучшению одним из двух способов:

Ссылка в Задаче, которая была на него создана.

С помощью раздела Предложения по улучшению, в котором он может найти выбранное предложение от сотрудника.

Руководитель не может редактировать или удалять предложение по улучшению, но может добавить свои комментарии для того, чтобы обсудить более детальнее предложение или объяснить, почему решил отказать в дальнейшем рассмотрении.

Для согласования необходимо:

Заполнить поле Комментарий руководителя (обязательно для заполнения).

Нажать кнопку Согласовать предложение (после Согласования, предложение получает статус "На рассмотрении" и с этого момента, предложение по улучшению видят все пользователи Ferrum).

Для отказа необходимо:

Заполнить поле Комментарий руководителя (обязательно для заполнения).

Нажать кнопку Отклонить (после Отказа, предложение по улучшению получает статус "Отклонено" и с этого момента, предложение по улучшению видят все пользователи Ferrum).

Внесенные комментарии будут также направляться на электронную почту сотруднику, который создавал предложение по улучшению.