Инструкция по подаче предложений по улучшению Ferrum (для сотрудников и руководителей)

Общая информация

Данный модуль позволяет сотрудникам предлагать свои идеи по улучшению работы различных процессов организации. Каждый сотрудник может легко создавать новые предложения, описывать их, прикреплять необходимые файлы для детализации и обсуждать идеи со своими Руководителями.

Основные функциональные возможности:

• Подача идеи. Сотрудник заполняет специальную форму, где указывает все детали своего предложения.
• Рассмотрение предложений. Руководители и Администраторы получают новые предложения и могут их согласовать или отклонять, оставляя комментарии и меняя статусы.
• Автоматизация процессов. Система автоматически создает связанные задачи на Руководителей. Если Руководитель по итогу рассмотрения предложения решит его согласовать, тогда Администратор сможет создавать связанные задачи, необходимые для реализации предложения.
• Лайки. Позволяют быстро оценить ценность предложения и помогают выявить наиболее актуальные и интересные для сотрудников предложения.
• Отслеживание статуса предложений. Система позволяет отслеживать, на какой стадии находится каждое предложение (черновик, на рассмотрении, внедрено и т.д.).
• Оповещение. При смене статусов, пользователям будут отправляться e-mail письма на почту, указанную в Контактах.

Для того, чтобы зайти в нужный раздел необходимо:

1. Нажать на свое ФИО в правом верхнем углу экрана
2. Нажать на раздел Предложения по улучшению

Перед Вами откроется список всех предложений по улучшению, который можно:

• Фильтровать. С помощью фильтров можно быстро находить нужные предложения по различным критериям (статус, автор, категория и т.д.), а также по ФИО автора.
• Просматривать и сортировать. Все пользователи могут искать предложения используя сортировку по дате создания, названию, категории, статусу и количеству лайков, а также просматривать все предложения, включая свои и чужие.
• Оценивать. Можно самостоятельно оценивать предложения и наглядно увидеть, какие из них кажутся сотрудникам более эффективными и интересными.

Каждый пользователь, авторизованный в Ferrum может зайти в любое предложение по улучшению и увидеть больше подробностей о нем. Далее рассмотрим более подробно, как можно работать с предложениями по улучшению и какие у них есть функции!

Создание нового предложения по улучшению сотрудником 

Для того чтобы создать новое предложение, необходимо на главной странице раздела нажать кнопку Создать новое.

Изначально карточка предложения создается в статусе Черновика. В этом статусе автор предложения может редактировать информацию в заполненных полях до момента окончательного согласования со стороны Руководителя.

Для создания предложения сотрудник должен:

1. Дать название предложению.
2. Выбрать подходящую категорию, например разработка, продажи или финансы и т.п.
3. Заполнять поля с описанием предложения по улучшению и обоснованием экономической целесообразности, по которому можно будет определить насколько предложенные идеи повлияют на развитие Компании.
4. Выбрать ФИО своего Руководителя.
5. Добавить фото и файлы задачи для ее детализации.
6. Нажать кнопку Создать новое.

После того, как сотрудник выберет Руководителя и нажмет кнопку Создать новое, будет автоматически создана связанная задача на Руководителя, которая будет отображаться у всех пользователей, работающих над ней.

Согласование нового предложения по улучшению Руководителем

Руководитель может открыть предложение по улучшению одним из двух способов:

• Ссылка в Задаче, которая была на него создана.
• С помощью раздела Предложения по улучшению, в котором он может найти выбранное предложение от сотрудника.

Руководитель не может редактировать или удалять предложение по улучшению, но может ставить ему оценку и добавлять свой комментарий для того, чтобы обсудить более детальнее предложение или объяснить, почему решил отказать в дальнейшем рассмотрении. 

Для согласования необходимо:

1. Заполнить поле Комментарий руководителя (обязательно для заполнения).
2. Нажать кнопку Согласовать предложение (после Согласования, предложение получает статус "На рассмотрении" и с этого момента, предложение по улучшению видят все пользователи Ferrum).

Для отказа необходимо:

1. Заполнить поле Комментарий руководителя (обязательно для заполнения).
2. Нажать кнопку Отклонить (после Отказа, предложение по улучшению получает статус "Отклонено" и с этого момента, предложение по улучшению видят все пользователи Ferrum).

Внесенные комментарии будут также направляться на электронную почту сотруднику, который создавал предложение по улучшению.