Инструкция по подаче предложений по улучшению Ferrum (для администратора)

Общая информация

Данный модуль позволяет сотрудникам предлагать свои идеи по улучшению работы различных процессов организации. Руководитель и Администратор могут отбирать предложения по улучшению и брать их в работу для дальнейшего внедрения.

Основные функциональные возможности:

• Подача идеи. Сотрудник заполняет специальную форму, где указывает все детали своего предложения.
• Рассмотрение предложений. Руководители и Администраторы получают новые предложения и могут их согласовать или отклонять, оставляя комментарии и меняя статусы.
• Автоматизация процессов. Система автоматически создает связанные задачи на Руководителей. Если Руководитель по итогу рассмотрения предложения решит его согласовать, тогда Администратор сможет создавать связанные задачи, необходимые для реализации предложения.
• Лайки. Позволяют быстро оценить ценность предложения и помогают выявить наиболее актуальные и интересные для сотрудников предложения.
• Отслеживание статуса предложений. Система позволяет отслеживать, на какой стадии находится каждое предложение (черновик, на рассмотрении, внедрено и т.д.).
• Оповещение. При смене статусов, пользователям будут отправляться e-mail письма на почту, указанную в Контактах.

Для того, чтобы зайти в нужный раздел необходимо:

1. Нажать на свое ФИО в правом верхнем углу экрана
2. Нажать на раздел Предложения по улучшению

Перед Вами откроется список всех предложений по улучшению, который можно:

• Фильтровать. С помощью фильтров можно быстро находить нужные предложения по различным критериям (статус, автор, категория и т.д.), а также по ФИО автора.
• Просматривать и сортировать. Все пользователи могут искать предложения используя сортировку по дате создания, названию, категории, статусу и количеству лайков, а также просматривать все предложения, включая свои и чужие.
• Оценивать. Можно самостоятельно оценивать предложения и наглядно увидеть, какие из них кажутся сотрудникам более эффективными и интересными.

Каждый пользователь, авторизованный в Ferrum может зайти в любое предложение по улучшению и увидеть больше подробностей о нем. Далее рассмотрим более подробно, как может работать с предложениями по улучшению Администратор и какие у них есть функции!

Работа Администратора с предложениями по улучшению

Администратор получает письмо на электронную почту о новом согласованном предложении по улучшению. Все предложения отправляются Администратору после того, как их рассмотрит и согласует Руководитель. Предложение по улучшению будет иметь статус На рассмотрении.

У Администратора есть возможность добавлять Связанные задачи для реализации предложения, для этого необходимо:

1. Нажать Добавить задачу.
2. Заполнить поля для новой задачи и нажать Создать задачу.

Задача добавляется в список связанных задач к предложению по улучшению. Администратор может добавлять новые задачи для реализации предложения в любое время, до момента окончательного внедрения его в Компанию.

У Администратора есть возможность сменить статус предложения по улучшению.

Варианты статусов:

1. В работе - означает, что предложение по улучшению находится в процессе реализации и над ним уже работают исполнители.

2. Отклонено - означает, что предложение было отклонено Администратором, по причине отказа в дальнейшей реализации.

3. В банке - означает, что предложение было сохранено в банк (в архив) и будет реализовано позже.
4. Внедрено - означает, что работа над предложением завершена и его можно внедрять в процессы Компании.

При каждом статусе, после сохранения статуса на почту отправляется шаблонное сообщение:

• Отклонено (администратор)
  • Адресат: Автор 
  • Копия: Руководитель
  • Копия: Администратор
  • Шаблонное сообщение:
    
    • Ваше предложение по улучшению *Название + ссылка* было отклонено руководителем, по причине не соответствия требованиям о подаче предложений по улучшению.
    • Дополнительный комментарий: *комментарий администратора*
    • Не отвечайте на данное сообщение. Сообщение сформировано автоматически. 
• В работе (администратор)
  • Адресат: Автор 
  • Копия: Руководитель
  • Копия: Администратор
  • Шаблонное сообщение:
    
    • Ваше предложение по улучшению *Название + ссылка* было отправлено в работу. О дальнейшем изменении статуса предложения по улучшению вы будете уведомлены по почте.
    • Дополнительный комментарий: *комментарий администратора*
    • Не отвечайте на данное сообщение. Сообщение сформировано автоматически. 
• В банке (администратор)
  • Адресат: Автор 
  • Копия: Руководитель
  • Копия: Администратор
  • Шаблонное сообщение:
    
    • Ваше предложение по улучшению *Название + ссылка* было сохранено в банк и будет реализовано позже. О дальнейшем изменении статуса предложения по улучшению вы будете уведомлены по почте.
    • Дополнительный комментарий: *комментарий администратора*
    • Не отвечайте на данное сообщение. Сообщение сформировано автоматически. 
• Внедрено (администратор)
  • Адресат: Автор 
  • Копия: Руководитель
  • Копия: Администратор
  • Шаблонное сообщение:
    
    • Поздравляем! Ваше предложение по улучшению *Название + ссылка* было внедрено!
    • Дополнительный комментарий: *комментарий администратора*
    • Не отвечайте на данное сообщение. Сообщение сформировано автоматически. 

У Администратора есть возможность добавить дополнительный комментарий к предложению по улучшению. ИзОначально будет добтправлен шв письме, вместе с основным сообщением. В случабе статуса Отклонено, дополнительный комментарий является длобя быстрого ответа, который пользователь ныможет отредактировать по сволему усмотрению.

Для того, чтобы сохранить изменение в статусе и отправить шаблонное сообщение + дополнительный комментарий на почту, необходимо нажать кнопку Сохранить. После чего информация об изменениях отправится сотруднику создавшему предложение по улучшению.